Procedura upubliczniania rejestrów umów

Jeśli chcesz aby także Twój urząd publikował na WWW z kim zawiera umowy, przeczytaj poniższy artykuł. #akcjaobywatelska

Logo Publiczny Rejestr Umów


Chciałbym, aby każdy miał dostęp do informacji o niemal każdym wydatku z środków publicznych w formatach danych umożliwiających maszynowe przetwarzanie, wzajemne porównywanie itd.

Oczekuje rozbudowanie prowadzonych przez administracje publiczną Biuletynów Informacji Publicznej poprzez zamieszczenie w nim rejestrów umów, to jest powszechnie dostępnych zestawień w formie tabeli podlegającej bieżącej aktualizacji w okresie miesiąca i zawierającej podstawowe informacji o wszystkich umowach zawieranych przez wszystkie komórki organizacyjne urzędów. W tych rejestrach umów powinny się znaleźć co najmniej następujące rubryki: (i) data zawarcia umowy, (ii) przedmiot umowy, (iii) podmiot, z którym zawarto umowę, (iv) wartość umowy, (v) okres obowiązywania umowy, (vi) komórkę Urzędu z jakiej działalnością wiąże się zawarcie umowy, (vii) numer NIP/REGON/KRS w przypadku przedsiębiorców. Docelowo rejestr winien zawierać informacje o wszystkich wydatkach dokonywanych przez Urząd i zawierać kopie dokumentów źródłowych.

Taka informacja powinna być dostępna dla każdego bez żadnych przeszkód tzn. bez dodatkowych formalności. Powinna być po prostu uzupełniane na bieżąco i widoczna dla wszystkich w Internecie. Co więcej udostępniana tak, aby można ją było łatwo zestawić i porównać z innymi informacjami, zatem możliwe do „odczytu maszynowego”.

Systematyczne publikowanie stale aktualnego rejestru umów w Biuletynie Informacji Publicznej wpływa na jakość debaty publicznej, ponieważ zainteresowany obywatel może w każdym przypadku sprawdzać oraz odnosić się do konkretnych wydatków instytucji publicznej. Pozwala to również na uniknięcie w wielu przypadkach wątpliwości co do racjonalności wydatków oraz ich wysokości.

Wiedząc o tym, że każdy wydatek jest jawny i może zostać krytycznie oceniony decydent bardzo dba o to, aby zapłacona kwota zapewniała dobrą jakość za dobrą cenę. To oczywista oszczędność i ochrona przed nieprawidłowościami.

Widząc jak pieniądze są wydawane i co ile kosztuje możemy się z tego uczyć. Niektórzy porównują ceny pomiędzy gminami i tak zaczyna się wspólne myślenie o tym jak wydać pieniądze najlepiej.

Chce, aby zostały wypracowane procedury aktywnego udostępniania danych finansowych, bez wniosków i oczekiwania na odpowiedź, bez uznaniowość w działaniach urzędnika, bez czekania, bez kolejek.

Jeżeli jesteś decydentem w administracji to zwróć uwagę, że włączenie publikowania rejestru umów do działań systematycznych zmniejsza koszty działania administracji rządowej, usprawnia prace urzędników, którzy w takim razie nie muszą odpowiadać na składane coraz częściej przez obywateli wnioski, buduje zaufanie obywatela do państwa, co jest elementem konstytucyjnego postulatu demokratycznego państwa prawnego i może być rozpatrywane również w kategoriach tworzenia dobrych praktyk w administracji rządowej (por. petycja z dnia 3 maja 2015 roku do członków Rady Ministrów). Przepisy dopuszczają udostępnianie takich informacji, bo umowy sfinansowane ze środków publicznych są co do zasady jawne.

Jeżeli jesteś zwykłym obywatelem to przyłącz się do działań na rzecz upubliczniania informacji finansowych na stronach internetowych BIP instytucji publicznych stosując się do procedury upubliczniania rejestrów umów przedstawionej poniżej.

Działania mają sens. Dzięki obywatelom i obywatelkom z całej Polski takich rejestrów jest w Polsce już ponad 150, a ta liczba z każdym tygodniem rośnie. Zobacz na zestawieniu publicznych rejestrów umów z całej Polski czy w twojej okolicy nie powstał już jakiś wzór do naśladowania.

Jeżeli chcesz być na bieżąco z wieściami o obywatelskich działań polub nasz fanpage „Publiczny Rejestr Umów”.

3 proste kroki do jawności

Proponuje działania na rzecz upublicznienia rejestru umów poprzez:

  1. ustalenie w jakiej formie dany urząd rejestruje zawierane umowy (#krok 1),
  2. doprowadzenie do ewentualnego sporządzenia formy elektronicznej i uzyskanie kopii elektronicznej dla siebie (#krok 2),
  3. kampania społeczna na rzecz zmian – wymaganie publikacji w BIP (#krok 3).

Krok 1 – Ustalenie formy prowadzenia rejestru

W tym etapie mamy dowiedzieć się o dotychczasowej publikacji rejestru umów i jakie możliwości techniczne ma instytucja w zakresie sporządzenia zestawienia umów.

Poza tym pozyskamy dokumenty określające organizacje urzędu i możliwości oprogramowania, co może być cennym argumentem w społecznej debacie i może stać się przydatne przy korygowaniu stanowiska na drodze prawnej.

Celem tych działań jest zebranie wiedzy i dokumentów, aby pozbawić wymówek, które czasem się pojawiają.  Przykładowo Ministerstwo Gospodarki uważa, że sparaliżowałoby przesłanie zestawienia umów to paraliż, bo trzeba sięgać do umów. Jednak to nie broni się, jeżeli kilka tygodni wcześniej pisali, że z programu można takie dane pozyskać w kilka minut

Lepiej odrobić pracę domową i być przygotowanym do takiej dyskusji. Z tego względu należy dopilnować, aby urząd konkretnie określił jakie rejestry umów funkcjonują i jakie dane zawiera każdy z nim zanim przejdziemy do kolejnego etapu.

Aby działać pobierz sformatowany wzór wniosku o udostępnienie danych organizacyjnych o rejestrach (I-rozpoznanie.odt) i wyślij go poprzez e-mail / e-PUAP / tradycyjnie do instytucji. W przypadku udzielenia odpowiedzi niepełnej lub braku jakiejkolwiek – wyślij skargę na bezczynność w związku z brakiem odpowiedzi (I-skarga-niepelna.odt) lub wezwanie do wykonania wniosku (I-wezwanie-niepelna.odt).

Za wniosek o udostępnienie informacji publicznej pisemny uznaje się również przesłanie zapytania pocztą elektroniczną i to nawet gdy do jej autoryzacji nie zostanie użyty podpis elektroniczny, ani nie zostanie podane imię i nazwisko wnoszącego/-ej lub jego/jej adres. Możesz zatem po prostu wysłać te pisma e-mailem i będzie to wystarczające.

Krok 2 – Zasadnicza próba – wniosek o zestawienie umów

Ten etap pozwoli nam przede wszystkim na ustalenie realnych technicznych możliwości instytucji. Zastosowany tryb pozwala także na poddanie merytorycznej kontroli przez Sąd. Jeżeli coś przesłano e-mailem to równie dobrze mogło to zostać opublikowane w BIP, ponieważ ograniczenia mają charakter obiektywny niezależnie od tego kto wnioskuje i w jakiej formie informacje się udostępnia.

Pamiętaj, że umowy sfinansowane ze środków publicznych są co do zasady jawne jak również imiona i nazwiska osób będących stronami tych umów.

Nie dodajemy żadnych kolumn, na których istnienie nie mamy dokumentów. Jeżeli nie istnieje rejestr umów usuwamy z pism odniesienie do rejestrów (zestawienie mogą sporządzić na wniosek).

Aby działać pobierz sformatowany wzór wniosku o udostępnienie zestawienia umów (II-wniosek-zestawienie.odt) i wyślij go poprzez e-mail / e-PUAP / tradycyjnie do instytucji i odczekaj do 14 dni.

W przypadku „milczenia” lub udzielenia odpowiedzi niepełnej możesz do organu wysłać skargę na bezczynność w związku z brakiem odpowiedzi (I-skarga-niepelna.odt) lub wezwać do wykonania wniosku (I-wezwanie-niepelna.odt).

W przypadku usunięcia jakiś danych np. imion i nazwisk osób fizycznych możesz wysłać skargę na bezczynność w związku z odpowiedzią niepełną (II-skarga-anonimizacja.odt) lub wezwać do wydania decyzji o odmowie dostępu w związku z ograniczeniem prawa (II-wezwanie-anonimizacja.odt). Działanie to zmierza do uzyskania decyzji odmownej, która może być merytorycznie kontrolowana przez inne organy, a także sąd. Po jej uzyskaniu w terminie 14 dni możesz wnieść odwołanie. Treść odwołania zależy od konkretnych okoliczności sprawy, zatem koniecznie skontaktuj się z nami (kontakt).

W przypadku zmiany formy wbrew woli np.PDF, zamiast arkusza kalkulacyjnego możesz skierować skargę na bezczynność w związku z nieumorzeniem postępowania lub wezwać do wykonania wniosku w związku z naruszeniem art. 14 ust. 1 i 2 u.d.i.p. (II-wezwanie-forma.odt).

Pilnie skontaktuj się w przypadku nieuzasadnionych działań tj.:

  • jakiegokolwiek stwierdzenia o przetworzonym charakterze informacji (informacja przetworzona) lub
  • wezwania do wykazania szczególnie istotnego interesu publicznego lub
  • wydania decyzji (pismo z nagłówkiem „decyzja”, zwrotem „odmawiam” / „postanawiam” i pouczeniem o odwołaniu) lub
  • naliczenia kosztów.

Sytuacje te wymagają każdorazowego indywidualnego podejścia, ale nie martw się. Bezpłatnie i z ochotą pomożemy!

Etap 3 – kampania na rzecz zmian

Publikowanie rejestru umów nie jest obowiązkowe, ale jest taka możliwość. Celem tego etapu jest doprowadzenie do tego, aby rejestr umów był dostępny dla każdego bez żadnych przeszkód. Z wykorzystaniem – stosunkowo – miękkich instrumentów prawnych, a także presji społecznej możemy wymagać takiej publikacji. Wymaganie publikacji rejestru umów (w każdym przypadku – niezależnie od tego czy ustalono istnienie takiego gotowego dokumentu) warto rozpocząć od złożenia wniosku o stworzenie i publikacje go w właściwym trybie poprzez wniosek o publikacje rejestru na podstawie art. 241 KPA (ODT,PDF,DOCX), o którym warto zawiadomić lokalne media. Jeżeli nasze argumenty nie znajdą uznania to możemy przede wszystkim oprzeć się na presji opinii publicznej  poprzez:

  • przywołać inne instytucje, które już się zdecydowały w oparciu o wykaz ich,
  • indywidualne działania:
    • spytać wójta podczas publicznego wydarzenia lub audycji w radiu (zob. audycje Radiu RDC),
    • poprosić przyjaciół, aby oni również złożyli jeden, dwa, może osiem wniosków za różne okresy czasu związanych z brakiem publicznego rejestru lub aby oni wnieśli o publikacje pokazując przez to zainteresowanie mieszkańców,
    • uzyskać obietnice wyborczą i skutecznie egzekwować (Podkowa Leśna)
  • lokalne happeningi:
    • wywiesić transparenty w centrum miasta (Milanówek).
    • inicjatywę do lokalnych mediów (Szczecin lub Milanówek),
    • założenie fanpage angażującego zwolenników (Gliwice) lub wydarzenia (Otwock) i wskazującego ich liczbę,
    • pozyskać wszystkie umowy i zorganizować wokół nich publiczne wydarzenie (Szczecin),
  • radnych:
    • zwrócenie się z prośbą do radnych o interpelacje na sesji Rady Miasta w tej sprawie (Milanówek),
    • podjęcie przez radę miasta uchwały kierunkowej (Tłuszcz z jego uchwałą, której zgodność w istocie z prawem uznał Wojewoda i już poprawione – niezakwestionowany przez Wojewodę –  przypadek z Poświętne) z której wykonania wójt będzie regularnie, publicznie składał sprawozdanie odpowiadając politycznie za postępy,

W poszukiwaniu inspiracji zapraszam na profil Facebook „Publiczny Rejestr Umów”, gdzie znajdziesz informacje o działaniach w innych częściach kraju, opisy trudności innych, a przede wszystkim informacje o sukcesach. A może mieszkańcy z sąsiedniej gminy już podjęli działania i osoby odpowiedzialne z sąsiedniej gminy zdecydują się konkurować kto upubliczni więcej?

Jeżeli Twoje działania uzyskają społeczne zrozumienie, a radni/-e nie zajmą jednoznacznego stanowiska, ani nie podejmą samodzielnie działań to po złożeniu wniosku do kierownika na podstawie  art. 241 KPA przysługuje publicznie rozpatrywana skarga do rady miasta, wobec której radni muszą się wypowiedzieć się czy chcą rejestru umów odnosząc się do skargi – czy jest ona zasadna / bezzasadna / wstrzymać się od głosu. Będzie to jednoznaczne stanowisko. Nikt nie da Ci tyle, ile polityk przez wyborami może obiecać.

Dlaczego ten etap jest ważny?

Dlaczego twoje miasto nie miałoby się do awangardy miast stosujących takie rozwiązani oraz stać się przykładem i inspiracją dla sąsiednich gmin?

W tym zakresie wypowiedział się Piotr VaGla Waglowski pisząc:

Dlaczego warto postulować, by informacja publiczna była przede wszystkim publikowana w BIP? By państwo gwarantowało jej wiarygodność, rzetelność, kompletność itd. Inni mogą wkręcać. Ale jeśli będą wkręcać – da się porównać ze źródłem. Jeśli informacja publiczna będzie publikowana w BIP – ktoś, kto twierdzi, że ma dostęp do takich danych, nie będzie mógł łatwo zmanipulować opinii publicznej. Dlatego też: jeśli urzędy, w których Państwo pracujecie, mają już rejestry umów, to sugeruję, aby – bez czekania na wniosek, bez zbędnego szarpania się z obywatelami – opublikować je w BIP. By żyło się lepiej. Wszystkim.

Należy dodać, że rejestr upubliczniony w BIP będzie mieć więcej odbiorców niż na innej stronie, a także będzie regularnie aktualizowany, co będzie działało wychowawczo, gdyż:

(…) the eye of the public makes the statesman virtuous. The multitude of the audience multiplies for disintegrity the chances of detection.

(…) oko społeczeństwa czyni męża stanu cnotliwym. Mnogość publiczności zwielokrotnia szanse wykrycia

— Jeremy Bentham, John Bowring, Works of Jeremy Bentham, Tom 10

Oczywiście teoretycznie każdy może wystąpić o udostępnienie takiego rejestru, jednak nie każdy wie jak to zrobić i o co dokładnie zapytać. Czy w takim razie wójt nie ułatwia dostępu do rejestrów, bo nie ma takiego obowiązku czy dlatego, że nie chce?

Będzie to także realizacja międzynarodowych standardów demokracji i działalności administracji uznających jawność jako jej naczelną zasadę oraz fundament dobrego rządzenia o których szerzej możesz poczytać na stronie poświęconej jawności umów sfinansowanych ze środków publicznych.

Ponadto stworzenie i upublicznienie takiego rejestru w Biuletynie Informacji Publicznej zwolni urząd z obowiązku każdorazowego udostępniania takich informacji na wniosek zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej:

Informacja publiczna, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej lub centralnym repozytorium, jest udostępniana na wniosek.

Wsparcie / Kontakt

Akcji patronuje Stowarzyszenie Sieć Obywatelska – Watchdog Polska prowadząca projekt Pozarządowego Centrum Dostępu do Informacji Publicznej i udzielająca bezpłatnych porad z zakresu dostępu do informacji publicznej. Wsparcia w oparciu o własne doświadczenie z rejestrami umów śmiało możesz także oczekiwać od Adama Dobrawego.

12 komentarzy

  1. Dla zdrowotności urzędu w tym włodarza jest dobrym pomysłem, aby obywatel miał czarno na białym info o wszelkich działaniach i wydatkach środków publicznych

  2. Jestem za a nawet przeciw jak mawial slynny prezydent RP.
    Za – nie wymaga uzasadnienia, przeciw bo jeżeli wojta, burmistrza itd odstawi sie od finansowego cycka – nie bedzie chętnych, będą brani z łapanki.

  3. Wdrażam procedurę w Krośnie. Idzie opornie pomimo, że prezydent kiedyś tak mówił:
    „Nie można po prostu zatajać decyzji czy kwot, które są gdzieś tam wydawane nie wiadomo na co. To ma być jasne, oczywiste i widziane przez każdego mieszkańca i odczytywane jednoznacznie. Brak informacji powoduje plotkarstwo na mieście i domniemanie na przykład, że ktoś jest skorumpowany”.

    Aktualny stan: http://piotrdyminski.pl/2015/01/26/krosno-ujawniam-umowy-urzedu-miasta/

  4. Sprawa trudna do wyboru jednoznacznej decyzji. Tylko 1% mieszkańców interesuje się sprawami zleceń. Nawet radni pilnują tylko diety i dodatku. Radni głosują nawet za poważną stratą miasta, byle osiągnąć osobiste korzyści.
    Temat ten wymaga analitycznego pogrupowania tematu według specjalizacji wydatków, uzasadnienia potrzeby zlecenia, korzyści wynikających i dla jak dużej grupy mieszkańców. Ważne jest czy wydatek będzie typu rozrywkowego, konsumpcyjnego, czy dający pracę przy realizacji inwestycji, oraz pracę na wiele lat. Analiza wydatków i zleceń winna pomijać zlecenia drobne których suma w roku nie przekroczy zadanej kwoty. Podsumowując należy wyciągnąć wnioski; jakie korzyści osiągnie gmina, poprzez kontrolę społeczną. Czy pomysł nie ubezwłasnowolni decydentów i doradców rozumiejących lewarowanie bankowe i pozyskiwanie środków unijnych. Jestem za powołaniem komisji do analizy zasadności zlecenia, składającej się z opozycji rządzących na podobieństwo Komisji Rewizyjnej.

    1. Szanowny,

      Czy to podobna komisja będzie wybierać burmistrza w wyborach, czy ogół mieszkańców?

      W mojej ocenie każdy ma prawo wiedzieć na co wydatkowane są jego pieniądze. Jednym z argumentów jest to, że jest to absolutnie niezbędne, aby dokonać rzetelne (nie opartej np. na medialnych manipulacjach) oceny rządzących. Jeżeli jakaś osoba podejmie wysiłek dokonania takiej oceny – zawsze może następnie realizować wolność słowa zwielokrotniając swój głos. Często do rejestru sięgają także dziennikarze, którzy mają dzięki temu zapewniony dostęp do informacji właściwy dla współczesnych cyklów wydawniczych.

      Dostęp do informacji staje się zatem sine quo non realizacji wolności słowa w pewnych obszarach działalności władzy publicznej.

      Odnoszę wrażenie, że w niektórych gminach m. in. ze względu na dyskusje wokół rejestrów umów władza w ostatnich wyborach już uległa zmianie, osobowo uległa zmianie. W innych miejscowościach podczas kampanii wyborczej kandydaci ubiegający się o reelekcje dowodzili w ten sposób swoją uczciwość podczas debat.

      Z wyrazami szacunku,

  5. Państwa praca jest bardzo ważna i bardzo potrzebna, dzisiaj skarb państwa to stajnia Augiasza, należy kontrolować instytucje dysponujące największymi budżetami z naszych podatków, 1 NFZ, 2 Ministerstwo Gospodarki ( pamiętam audyt z 2007 roku zlecony przez wiceministra,2 dni po jego publikacji wiceminister stracił pracę, w audycie było że ministerstwo wszystko co tylko może zleca za zewnątrz, audyt stwierdzał zależności rodzinno biznesowe pomiędzy zleceniodawcą a zleceniobiorcą )

  6. Dzień dobry, jestem radny w jednej z pomorskich gmin. Uprzejmie proszę o pomoc. Chciałbym przygotować uchwałę zobowiązującą „mojego” wójta do wdrożenia systemu umożliwiającego informowanie o aktualnych wydatkach naszej gminy. Jestem radnym pierwszą kadencję. Nie mam żadnego doświadczenia w przygotowaniu uchwał. Proszę o pomoc. Pozdrawiam. Krzysztof Suchocki

  7. Czy spółka PKP IC SA jest objęta obowiązkiem udostępnienia umów? Chętnie rozpocznę korespondencje z tą spółką 🙂

    1. Niektórych tylko.

      Należy wskazać, że przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej stanowią, że realizacja prawa do informacji publicznej w przewidzianych ustawą formach jest uzależniona od jednoczesnego, kumulatywnego spełnienia trzech przesłanek. Po pierwsze: przedmiotem żądania informacji musi być informacja publiczna w rozumieniu art. 1 oraz art. 3 ust. 2 z uwzględnieniem interpretacji rozszerzającej wynikającej z art. 61 ust. 1 Konstytucji RP; po drugie: adresatem żądania udostępnienia informacji publicznej, na zasadach tej ustawy, mogą być wyłącznie podmioty zobowiązane zgodnie z art. 4, po trzecie: według art. 4 ust. 3 obowiązane do udostępnienia informacji publicznej są podmioty, o których mowa w ust. 1 i 2, będące w posiadaniu takich informacji.

      1/ Spółka PKP IC nie jest organem władzy publicznej, więc nie każda informacja, którą dysponuje jest informacją publiczną (dotyczy spraw publicznych). Mogą realizować całkiem prywatne, niezwiązane ze sferą publiczną działania.
      W orzecznictwie sądów administracyjnych na tle art. 61 Konstytucji RP i art. 1 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej przyjmuje się szerokie rozumienie pojęcia informacji publicznej. Definiuje się ją zatem jako każdą wiadomość wytworzoną przez szeroko rozumiane władze publiczne oraz osoby pełniące funkcje publiczne, a także »inne podmioty ,które tę władzę realizują bądź gospodarują mieniem komunalnym lub majątkiem Skarbu Państwa w zakresie swoich kompetencji«. Podkreśla się, że taki charakter ma rówwnież wiadomość niewytworzona przez podmioty publiczne, lecz odnosząca się do tych podmiotów (zob. uchwała NSA z dnia 09 grudnia 2013 roku w sprawie sygn. akt. I OPS 8/13 i przywołane tam orzecznictwo). Zatem należałoby ocenić na tle konkretnej umowy czy ma ona wpływ na sferę publiczną, dotyczy zadań publicznych, jest finansowana z środków prywatnych.
      2/ Mają BIP ( http://www.intercity.pl/pl/site/bip/ ). Generalnie w swojej praktyce nie negują tego, że odpowiadać muszą, choć nie świadczy to o otwartości i chęci do udostępniania informacji.
      3/ Trudno, aby nie dysponowali umowami, które sami zawierają.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *